Por: Fernando Thompson de la Rosa
La etiqueta que son buenas costumbres, conocimiento y buen juicio que nunca pasan de moda.
Hace muchos años se contaba con un compendio de buenas maneras que muchos conocíamos como “El Manual de Carreño”, pues bien ante la contingencia sanitaria que nos tiene ya guardados por varias cuarentenas por la pandemia, hemos tenido que adaptar nuestros hogares como salón de clases y oficina al conectarnos desde una computadora o dispositivos a internet para mantener nuestras actividades productivas, a lo que denominamos hoy trabajo en modalidad desde casa, donde una de las tareas principales son las videoconferencias, hoy te comparto una guía de etiqueta que he aprendido con la experiencia de usarlas desde hace ya varios años con mucha frecuencia, la idea es que sigas estas sencillas reglas como todo un profesional trabajando desde tu hogar:
- Asegúrate que tu equipo de cómputo esté al 100. Con anticipación suficiente, asegúrate que tu conexión a internet no tiene fallas y que no tienes actualizaciones pendientes de aplicar al usar el sistema con el que te conectaras. Antes de iniciar tu reunión, realiza pruebas con tu micrófono y cámara.
- Recuerda que estás trabajando. Aunque varias reglas de etiqueta no aplican porque no estamos físicamente en la oficina, todavía debes cumplir con un horario establecido por tu empresa y si estas en videoconferencia no deberías estar comiendo o desayunando durante la misma.
- Vístete de acuerdo a la ocasión. Si tienes una llamada con tus colaboradores o tu jefe, es importante verte profesional si el tipo de junta lo amerita. Estar en pijama o despeinado en una reunión importante no es lo más adecuado.
- Practica y prepárate, si tú eres el anfitrión de la junta. Si vas a tomar el liderazgo de la reunión o si vas a ser el que modera la junta, te aconsejo que hagas algunas prácticas previas. Conéctate con un amigo o compañero de trabajo y práctica, asegúrate de que te escuches bien y que seas visible.
- Prepárate. Ten a la mano una lista, agenda o guion de cómo se llevará a cabo la reunión para que no te falte tocar algún punto. El hecho de que sea una reunión virtual, no quiere decir que no deba ser una efectiva.
- 6. Llama desde un lugar tranquilo. Lo sabemos, es complejo adaptarnos con urgencia a las cosas y quizás tu hogar no está acondicionado para ser una oficina, pero antes de una reunión, busca un cuarto sin ruidos (quizás lejos del baño) en el que puedas aislarte por un momento y pedir a la familia silencio.
- Sé puntual. No es perdonable ni de manera presencial, el ser impuntual; busca estar siempre puntual en las reuniones.
Evita las juntas muy cercanas y si esto fuera imposible, avisa en ambas juntas que tienes otro compromiso cercano para disculparte al salir anticipadamente. 8. Mantén encendida tu cámara.
Aún si no has tenido tiempo para recortar tu cabello en casa, no es educado no mostrar tu rostro cuando todos los demás tienen cámaras prendidas.
- Ajusta la toma de tu cámara y la luz. Algunas aplicaciones te permiten revisar tu escenario antes de entrar a una videoconferencia, asegúrate que no haya nada raro por ahí o que sea visible algo que no quieres que salga en primer plano y pide a la familia que no se cruce a la cámara.
Asimismo, busca no estar a contraluz y que seas visible para todos.
- Mantén tus fondos profesionales. Es divertido cambiar de fondos en tus juntas, pero considera que independientemente de con quién te reúnas siempre debes ser y proyectarte profesional. Asegúrate que la toma de tu cámara muestre un fondo limpio.
- 11. Deja tu micrófono en silencio. Si no estás hablando en la reunión, mantén tu micrófono en silencio para evitar compartir a la audiencia sonidos que no están relacionados con la reunión. Si tienes mascota o hijos pequeños evita el ruido durante la sesión.
- Ve y háblale a la cámara. Algo similar el contacto visual es que veas siempre a la cámara, esto te permitirá poner atención a la reunión, especialmente cuando hables.
- Si vas a compartir, comparte tu ventana, no tu escritorio. Podría haber elementos como correos privados que podrían exponer algún tema que no es de dominio público. También ten cuidado con las cejas de los navegadores porque siempre exponen los sitios que visitaste previamente.
- Presta atención. No estés distraído con otras cosas como tu smartphone, no hables con las personas que viven contigo en ese tiempo, ni te pongas a jugar videojuegos durante la sesión. Pide la palabra si necesitas hacer alguna una acotación o responder, y no interrumpas a otros mientras hablan.
Si es necesario aclarar un punto mientras otro comenta, puedes usar el chat y contactar a tu compañero en privado o simplemente levanta la mano. Es altamente probable que muchos de nosotros continuemos en esta modalidad de trabajo por varios meses más, hasta que contemos con una vacuna o medicamentos contra la peste que hoy azota a la humanidad.
